Por isso esse tema é tão fundamental já que para termos melhores resultados precisamos não apenas de organização, mas sim de planejamento e saber lidar com o estresse e saber gerir melhor as mudanças, internas e externas.
Então antes de iniciar com as dicas de produtividade gosto sempre de questionar o porquê, o motivo por trás das coisas, do que faço ou deixo de fazer, comprar ou falar. E nesse caso:
– Por que você quer saber mais sobre produtividade?
– Por quais razões você está lendo esse texto?
– Você se conhece o suficiente para saber analisar quando sua produtividade está alta ou baixa?
Este tipo de questionamento comecei a ter após ver o livro “Comece pelo porquê”, do Simon Sinek, que é um autor britânico-americano que inspira empreendedores de todo o mundo a focar no propósito. Este tipo de questionamento é muito mais profundo do que parece.
Primeiramente, por que decidi escrever sobre produtividade e home office?
Primeiro, porque eu mesma passei pela transição de trabalhar 100% do tempo em casa, gerir o tempo, o foco e as prioridades dentro do meu escritório improvisado. No início foi bem diferente e desafiador do que eu esperava.
Com o tempo fui compartilhando minhas experiências com o time da Fire, e fui aprendendo técnicas, e percebi que algumas pequenas mudanças fazem toda a diferença na produtividade do time e na minha própria produtividade. E estar ou não sendo eficiente afeta diretamente na saúde emocional de cada um, gerando tranquilidade ou estresse, por exemplo.
E eis aqui as 3 dicas:
- Tenha uma rotina.
Se sua rotina para trabalhar era se arrumar para ir ao escritório para entrar às 8hs da manhã, por exemplo, permaneça fazendo sua rotina. Se arrume, mesmo para trabalhar de casa, comece no mesmo horário habitual, seu cérebro já tem esses comandos como rotina em sua vida. No livro “O poder do hábito”, Charles Duhigg cita sobre: “Os hábitos, dizem os cientistas, surgem porque o cérebro está o tempo todo procurando maneiras de poupar esforço. Se deixado por conta própria, o cérebro tentará transformar quase qualquer rotina num hábito, pois os hábitos permitem que nossas mentes desaceleram com mais frequência.”
Ou seja, manter um hábito poupa nosso cérebro de tomar decisões constantes, e ao permanecer na rotina de trabalho todo o nosso sistema já vai compreender que mesmo mudando o ambiente, estando em casa, o nível de produtividade deve se manter.
Dica – pulo do gato:
Troque a frase: “Desculpa por ter esquecido/demorado a responder.”
Por: “Obrigada por ter esperado eu responder.”
Essa mudança está ligada a PNL, programação neurolinguística, que melhora a comunicação de forma mais branda e com menos culpa. A artista chinesa Yao Xiao também trabalhou com esse assunto em alguns quadrinhos, mostrando o quanto a positividade pode ser expressa de maneiras mais sutis, positivas e efetivas.
- Organização
Falar de produtividade é sim um chamado para a organização. O mês de maio iniciou a pouco e a primeira dica que dou é:
– Quais as suas 5 prioridades deste mês?
– Liste essas prioridades;
– Organize as tarefas durante a semana para concluir, ou progredir nessas prioridades.
– Se possível utilize a técnica S.M.A.R.T. que auxilia muito na execução.
Faça um planejamento de tarefas e prioridades semanal. Se possível mensal. Isso ajudará muito na produtividade, pois não haverá pausas para se pensar no que tem que ser feito, as atividades já estarão engatilhadas para serem executadas ou até finalizadas.
Além disso o que é urgência e o que é importante estarão de forma clara e visível que precisam ser priorizadas. E com um plano de ação, com a organização semanal as atividades serão realizadas. E no final do mês ou até da semana o estresse diminuirá e haverá a sensação de produtividade e realização, de tarefa comprida com êxito.
DICAS DE FERRAMENTAS PARA ORGANIZAÇÃO:
Insiro nos cards as tarefas, descrevo as atividades, atualizo de tempos em tempos meu avanço, ou o não avanço, e já ajusto a data de entrega.
Faço o mesmo com as ideias, descrevo a ideia, defino uma data de entrega, geralmente insiro 1 ou 2 meses. mesmo que não saiba nem como iniciar. Pois com uma data de entrega durante esse período consigo refinar se é uma ideia plausível ou não, e já verifico as ferramentas e informações necessárias.
– PLANNER: um caderno onde se consegue planejar mensalmente as prioridades, e durante as semanas executar. Auxilia bastante, porque durante o dia há alguns detalhes que passam e anoto no papel mesmo.
Outras ferramentas citadas pelo nosso time da Firework:
– Jira: É uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos, auxilia na organização e no workflow com foco em projetos.
– Asana: É um aplicativo da web e móvel projetado para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar o trabalho. Assim como o Jira, o Asana é focado em projetos.
– Notion: É um aplicativo completo para fazer anotações, gerenciar projetos e tarefas. É possível facilmente criar uma organização mensal e semanal por ele. Pode ser utilizado online ou via desktop.
– Habitica: É um aplicativo de gerenciamento de tarefas on-line. Nele pode-se criar tarefas diárias, tarefas a serem executadas e outras atividades e ele auxilia na criação de hábitos com ênfase na organização pessoal. Por ser gamificado o Habitica tem a forma de um RPG. Então há avatar, pontuação e outros.
- Pare para se alongar
A produtividade está totalmente relacionada à agilidade e foco. E principalmente no home office por estarmos mais suscetíveis a não nos movimentarmos muito é necessário relaxar. Relaxar não apenas os ombros, e o corpo através de um alongamento, mas alongar também a musculatura ocular.
Recentemente tivemos aqui na Firework um FireTed, com a psicoterapeuta Geni. Esse evento interno tem o intuito de compartilhar experiências, e a profissional da área da saúde nos deu dicas valiosas para fazermos pausas constantes para relaxarmos os olhos.
Descobrimos também a extensão do google chrome que se chama EyeCare, que havia de tempos em tempos para:
– Fechar os olhos;
– Fazer um movimento circular;
– Olhar para cima e para baixo;
– Se possível olhar para uma janela por uns instantes;
– Olhar para o ponto mais distante;
Essa pequena pausa auxiliará a diminuir a tensão, já é possível fazer um momento de respiração consciente que também auxilia no relaxamento e na oxigenação do cérebro.
Estes hábitos tendem a refletir no foco, e consequentemente na produtividade, melhorando sua eficiência no Home Office.
Se você está sem foco para ler, ou prefere assistir um vídeo sobre o tema, confira o Manual do dev sobre Produtividade e Home Office no FirePlay, nosso canal do youtube.
